НАШ БЛОГ

Когда компания стремится оптимизировать свои расходы и повысить эффективность работы, для неё становится актуальной экономия на печати документов. Речь идёт не только о финансовых затратах на оборудование и расходные материалы, но и необходимости эффективного управления. Предлагаем изучить различные аспекты, которые помогут бизнесу сэкономить и рационализировать процесс.

Подход к выбору оборудования

Чтобы не потратить лишнее, в первую очередь, нужно правильно выбрать технику. Определите, каким образом и как часто ваша организация использует печатные устройства. Для малых офисов подойдут многофункциональные машины, которые совмещают функции принтера, копира и сканера. В то время как для крупных компаний, которым приходится очень много печатать, целесообразнее приобрести профессиональные принтеры, способные обрабатывать большие объёмы с минимальными затратами.

Обратите внимание на следующие моменты:

• Энергоэффективность. Современные устройства отличаются низким потреблением электроэнергии, что сразу же скажется на счетах за электричество.
• Скорость. Быстрая распечатка снижает количество потраченного времени, что также ведёт к сохранению бюджета.
• Стоимость страницы. Этот показатель покажет, сколько средств вы будете тратить на каждый документ.

Также отдавайте предпочтение моделям, которые поддерживают возможность автоматически распечатывать с обеих сторон листа, что позволит тратить меньше бумаги.

Правильный выбор расходных материалов

Следующий аспект — это расходные материалы. Высококачественные картриджи существенно уменьшают общие траты. Стоит учесть:

1. совместимость: использование оригинальных картриджей сказывается на качестве отпечатанного, но есть и надежные совместимые аналоги;
2. объём: картриджи с большей ёмкостью часто экономичнее используются при расчёте на одну страницу;
3. цены на замену: проанализируйте стоимость замены, если регулярно пользуетесь дешёвыми расходниками, что приводит к быстрому ухудшению качества отпечатки и нужде в более частой замене.

Оптимизация процессов печати

Внедрение цифровых технологий и автоматизация поможет существенно сэкономить. Воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Переход на электронный документооборот снижает потребность в физических копиях и позволяет избежать дополнительных затрат на распечатку.
2. Установка специальной системы управления позволяет контролировать и анализировать масштабы напечатанной документации, выявляя неэффективное использование ресурсов.
3. Вместо того чтобы задействовать множество разрозненных принтеров, организуйте централизованную печать. Установите одно или несколько многофункциональных устройств, которые смогут обрабатывать весь объём документов. Это снизит затраты на обслуживание и уменьшит количество расходных материалов.
4. Если внедрить облачные решения для хранения и обмена файлами, можно будет не печатать их лишний раз, т.к. они будут доступны откуда угодно, что особенно полезно для работы в удаленном режиме.
5. Установите правила, ограничивающие доступ к принтерам для определенных сотрудников или отделов, чтобы предотвратить пользование принтером в личных целях и сократить затрачиваемые ресурсы на несущественные бумаги.
6. Обучите сотрудников всегда делать предпечатную проверку документации, чтобы убедиться, что она полностью готова во избежание ошибочного распечатывания и ненужной траты расходников.
7. Чаще выбирайте черно-белую печать там, где не требуется цветность.
8. Прежде чем распечатать большой объём данных, рассмотрите возможность их сканирования и хранения в цифровом формате, чтобы обойтись без бумажных копий и сэкономить не только на бумаге, но и на рабочем пространстве для хранения.
9. Регулярно анализируйте и ведите учёт, сколько было всего распечатано в единицу времени, а затем сопоставьте их с реальными потребностями. Это поможет выявить убытки и подскажет, где можно оптимизировать процесс.
10. Попробуйте использовать вторсырьё. Бумага, переработанная из отходов, иногда может быть доступна по более низкой цене, что также способствует сохранению бюджета.
11. Поддерживайте печатные устройства в хорошем состоянии с помощью регулярного техобслуживания, чтобы продлить срок службы технических приспособлений, не меняя их преждевременно.

Оптимизация — это задача, которая требует системного подхода. Внедряя перечисленные рекомендации, ваша организация сэкономит и повысит эффективность работы команды.

Аутсорсинг печати

Во многих случаях, особенно для крупных предприятий, которым постоянно нужно распечатывать большой объём информации, целесообразно прибегнуть к аутсорсингу печатных услуг. Отдавая эту задачу профессионалам, можно уменьшить расходы и оптимизировать бизнес-процессы.

Преимущества:

• Оплачивается только фактическое число отпечатанных страниц, что исключает вложение денег в техническое оснащение.
• Делегирование подобных задач позволяет сосредоточиться на ключевых аспектах вашей деятельности.
• Вы получите доступ к современным технологиям и инновационным решениям в сфере типографии.

При выборе партнера для аутсорсинга стоит учитывать:

• репутацию на рынке и отзывы других клиентов;
• наличие большого опыта в аутсорсинге печатных услуг;
• готовность партнёра адаптироваться к изменениям в вашем бизнесе и предоставить необходимую поддержку;
• стоимость, условия сотрудничества и оплату возможных дополнительных сервисов.

Правильный выбор оборудования, подбор расходных материалов, методы оптимизации процессов и аутсорсинг в комплексе могут существенно снизить затраты и сделать работу компании более эффективной. Если и вы стремитесь к экономии печати, то обратитесь в S-COPY: команда опытных специалистов найдёт оптимальные решения для вашего бизнеса.